Como gerenciar equipes a distância: Dicas práticas para te ajudar a gerenciar Equipes à Distância sem perder a eficiência.

Segundo um estudo realizado pela Grant Thornton, no Brasil, 32% dos executivos entrevistados pretendem manter o trabalho remoto permanente, mesmo após a pandemia. Além disso, outros estudos, como o realizado pela Oberlo, dizem que 71% dos profissionais que trabalham em home office, se dizem mais felizes. Mas estar feliz, significa maior produtividade e resultados para a empresa?
De acordo com uma pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral, mostra que 24% dos entrevistados sentiram um aumento no volume de horas trabalhadas e 16% uma maior dificuldade de comunicação.
A palavra Adaptação, a mais citada pelas empresas no último ano. A maior parte das companhias tiveram que se adaptar aos novos processos, políticas de atendimento e segurança, contratação de novas ferramentas, comprar equipamentos, mudar fluxos de trabalho entre outras coisas, de forma muito rápida e ágil.
Do lado do colaborador temos, a falta de contato social, ambiente cheio de distrações, mais interrupções, horário de trabalho não definido, menor visibilidade e dificuldade de comunicação com a equipe. Já do lado do empregador algumas perguntas podem surgir:
Como eu sei que meu colaborador está sendo produtivo?; Como saber o que ele está fazendo ou quanto falta para terminar uma tarefa?
Será que ele está cumprindo a carga horária normal? Trabalhando mais ou menos? Ele tem uma estrutura adequada para trabalhar de casa? E o meu cliente, será que continua sendo bem atendido?
Essas e outras dúvidas são comuns para grande parte dos gestores de empresas que começaram a trabalhar no modelo Home Office. Para tanto existem alguns aspectos que devem ser levados em conta e merecem atenção.
A primeira dica para conseguir migrar para o home office e não perder a produtividade, é ter uma comunicação de ponta-a-ponta 100% pela internet. É contar com ferramentas que ajudem tanto na comunicação externa, com os seus clientes, quanto na interna, entre equipes e colaboradores.
É interessante definir o canal oficial para realizar as videoconferências e também, para documentar as decisões. Além disso, ferramentas como o Trello podem facilitar o acompanhamento das demandas e o gerenciamento de projetos.
Apesar de precisarmos ter muita confiança em nossos colaboradores quando trabalhamos de forma remota, também é necessário ter rastreabilidade do tempo de trabalho nas atividades realizadas. Um bom sistema de gestão de projetos, permite ter uma visão, por colaborador, por time, por demanda ou de forma geral.
Outro benefício, é que seus colaboradores, vendo que você preza pelo tempo deles fora do trabalho, se engajam mais, se tornando mais produtivos e também, mais leais a sua empresa. Segundo o estudo State of Remote Work, elaborado pela Own Labs, a adoção do trabalho remoto reduz o turnover em até 25% se comparado com o regime normal, economizando tempo e dinheiro devido aos desligamentos e a novas contratações.
A terceira dica para fazer o trabalho remoto dar certo, é conseguir acompanhar em tempo real como seus projetos estão evoluindo. Afinal, para que você consiga delegar atividades para um time ou para algum colaborador específico, é necessário que você veja o andamento das entregas de seus projetos.
Contar com sistemas que permitam o compartilhamento de imagens, arquivos, status, inclua observações e comentários e atribua responsáveis para cada atividade do projeto de forma sincronizada, dinamiza a execução das tarefas e ajuda na prevenção de possíveis erros.
E por fim, mas não menos importante, a maneira de manter seus colaboradores sempre motivados, é, portanto, primordial e para que isso aconteca é importante definir metas alcançáveis. Afinal, se eles conhecem o propósito do que fazem, fica muito mais fácil engajá-los em sua empresa. Por isso que, você, como gestor, precisa planejar e compartilhar as metas, assim, fica claro para o seu time o que é esperado deles e podem focar na qualidade das tarefas entregues.
A cultura e a pratica de realizar feedbacks periódicos, quando realizado de maneira construtiva, e dentro de uma comunicação eficiente entre gestor e colaborador, que busca mostrar para o funcionário quais foram os pontos positivos e em quais aspectos ele precisa melhorar, também é um método que se mostra eficiente para manter o engajamento do time.